CONTOH SOAL KISI-KISI LATIHAN UAS-THE UNIVERSITAS TERBUKA ADMINISTRASI PERKANTORAN ADPU4331DAN JAWABANNYA

1.      Pekerjaan kantor harus dinilai berdasarkan hasil-hasil yang dicapai. Pekerjaan kantor merupakan alat untuk mencapai sesuatu tujuan   yang diinginkan, di mana pekerjaan bukanlah merupakan tujuan. Pekerjaan kantor dapat dianalisis dan dievaluasi, dapat dibagi- bagi dalam bagian-bagian atau komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya dalam pencapaian tujuan yang diinginkan..

Pertanyaan:

Setiap perusahaan selalu berusaha untuk menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, karena akan berpengaruh terhadap kegiatannya selalu memperhatikan faktor-faktor yang ada dalam perusahaan, juga harus memperhatikkan faktor-faktor yang ada diluar lingkungan sekitarnya. Lingkungan kerja merupakan hubungan antar pegawai/karyawan yang harus kondusif keadaan fisik seseorang sangat mempengaruhi seperti kesehatan pegawai, keadaan fasilitas kerja harus optimal misalnya penerangan yang harus bagus karena berpengaruh dengan penglihatan, suara yang gaduh sangat berpengaruh terhadap pendengaran, terlalu banyak orang mengakibatkan suhu ruangan tinggi dan suhu terdingin dari AC sangat mengganggu kesehatan badan pegawai itu sendiri dengan keadaan lingungan yang baik maka kinerja akan baik juga. Coba saudara analisa banyaknya ditemukan perusahaan yang tidak memperhatikan fasilitas-fasilitas yang menunjang pekerjaan!

(Petunjuk:

a.       Mengemukakan arti manajemen perkantoran

b.      Mengemukakan kegiatan utama di dalam kantor

c.       Menguraikan fungsi manajemen kantor melalui aktivitas-aktivitas pokok)

JAWABAN

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran.

Aktivitas manajemen kantor akan menjadi nyata dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata usaha itu sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor, misalnya mengetik, melayani melayani mesin hitung dan computer elektronik, menyetensil, memfotokopi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu, membuat dan menyusun arsip, membuat laporan dan sejumlah kegiatan tat usaha lainnya.

Terdapat lima bidang utama di seluruh kantor, diantaranya:

Kegiatan Komunikasi, kegitan kalkulasi, pengolaan warkat, penyusunan laporan, dan Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas.

 

2.      Seorang kepala kantor tidak bebas dalam memilih dan menentukan lokasi atau tempat gedung kantor yang akan digunakan, karena tergantung dari kebijaksanaan   pucuk pimpinan organisasi yang bersangkutan atau secara historis sudah ditempati oleh kantor tersebut dalam jangka waktu yang lama.

Pertanyaan:

Perusahaan Abimanyu adalah perusahaan yang cukup besar di daerah Bandung, bergerak di bidang pengadaan ATK. Perusahaan tersebut sudah lama berdiri dan juga cukup eksis. Pengadaan barang Pemerintahan Daerah selalu menggunakan Perusahaan Abimanyu karena selalu menjadi pemenang tender. Suatu ketika di perusahaan Abimanyu terjadi pencurian, namun pencurinya sudah ditangkap saat hendak mengambil salah-satu komputer dan laptop. Hal ini dikarenakan fasilitas perusahaan tersebut ditunjang dengan fasilitas keamanan seperti CCTV, coba saudara analisa langkah Perusahaan Abimanyu dalam memperhatikan keamanan kantor!

(Petunjuk:

a.       Menentukan faktor yang diperhatikan di Perusahaan Abimanyu

b.      Menguraikan syarat-syarat faktor yang mempengaruhi Perusahaan Abimanyu)

JAWABAN

 Faktor-faktor yang diperhatikan yaitu

a.       Rencana bisnis. Faktor pertama yang harus diperhatikan sebelum melakukan suatu usaha dalah rencana bisnis.

b.      Modal dan keuangan.

c.       Kondisi pasar.

d.      Keberadaan pesaing.

e.       Ketersediaan waktu.

f.        Pola pikir positif.

Syarat-syarat factor yang mempengaruhi perusahaan abimayu yaitu:

a.       Iklim Kerja.

b.      Kebisingan.

c.       Getaran.

d.      Gelombang radio atau gelombang mikro.

e.       Sinar Ultra Violet.

f.        Medan Magnet Statis.

g.      Tekanan udara.

h.      Pencahayaan.

3.      Suatu formulir kantor adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang biasanya dicetak dengan garis-garis, uraian tulisan, tanda-tanda, dan hal-hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa    berlainan    bagi     yang memerlukannya, dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret, menandai atau lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

Pertanyaan:

Coba saudara analisa tujuan, manfaat dan fungsi atau kegunaan formulir di PT Group berdasarkan gambar formulir diatas!

(Petunjuk:

a.       Mengemukakan tujuan dan manfaat formulir

b.      Menguraikan fungsi atau kegunaan formulir di PT Group). 

JAWABAN

 Formulir bertujuan untuk membuat keseragaman serta pengelompokkan dalam pengisian suatu data. Formulir bertujuan sebagai bukti dalam pertanggungjawaban data yang kita berikan. Formulir bertujuan untuk mempermudah menyeleksi seseorang dalam pemberkasan.

a.       Manfaaat formulir yaitu:

b.      untuk keseragaman atau pembakuan kerja ( work standarization )

c.       untuk mempermudah dalam penggolongan ( classification ) data.

d.      untuk mempermudah pemberkasan ( filling ) baik sistem maupun tempatnya.

Formulir memiliki banyak fungsi misalnya untuk mengumpulkan informasi tertentu, mengumpulkan dan merekam data, sebagai bukti untuk pertanggungjawaban, meminta dan mencatat suatu tindakan, juga sebagai media komunikasi baik antarindividu atau antara individu dengan perusahaan.

Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan di kumpulkan dan disimpan. Standarisasi dan desain formulir, akan menentukan data dan informasi apa saja yang layak direkam dalam suatu formulir.

 

4.      Pengorganisasian arsip berkaitan dengan orang yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan agar pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dapat diketahui secara jelas. Dengan demikian, pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi.

Pertanyaan:

Coba saudara berikan analisa terkait gambar diatas, upaya apa yang harus dilakukan untuk membereskan arsip-arsip di dalam kantor tersebut!

(Petunjuk:

a.       Mengemukakan faktor-faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik

b.      Mengemukakan cara pengorganisasian arsip yang berserakan di ruangan kantor)

JAWABAN

Faktor-faktor Kearsipan yang baik meliputi :

a.       Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN.

b.      Pengertian Arsip Hakikat Arsip.

c.       Jenis Arsip Hakikat Arsip.

d.      Peranan Arsip Fungsi Kearsipan.

e.       Penciptaan Arsip Pelaksanaan Sistem Kearsipan.

f.        Pencatatan dan Pendistribusian Arsip.

pengorganisasian arsip terdapat beberapa pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu : b.1. Sentralisasi Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut tetapi biasanya disebut Tata Usaha.

 

Subscribe to receive free email updates: